پنج نکته مهم در ساخت و ارسال ایمیلایمیلهای کاری با رعایت نکات و قواعد ساده ای می توانند موثرتر و کاربردی تر شوند. رعایت این نکات ایمیل ارسالی شما را حرفه ای تر کرده و گیرنده نامه را ترغیب می کند تا ایمیل شما را خوانده و آنرا پیگیری کند.1.انتخاب نام درستدر ساخت ایمیل علاوه بر آدرس ایمیل پر کردن بخش نام (یا ارسال کننده ایمیل) نیز اهمیت دارد. در برخی سایتهای ارائه کننده خدمات ایمیل نام و نام خانوادگی کاربر به عنوان نام ارسال کننده استفاده شده و در نرم افزارهای مانند Outlook این عنوان در هنگام ورود اطلاعات سرور ارسال کننده ایمیل و مشخصات کاربری توسط کاربر مشخص می شود در هر صورت امکان ویرایش این نام در اکثر سیستمها بعد از ساخت یا نخستین ورود اطلاعات امکان پذیر است. توجه داشته باشید که در اکثر سایتها و نرم افزارهای ایمیل و در هنگام نمایش فهرست ایمیلهای رسیده در بخش نام فرستنده ایمیل نام انتخابی فرستنده نمایش داده می شود . استفاده از نامها یا حروف بی معنی (مانند a a یا ag gh و...) میتواند ایمیل شما را غیر حرفه ای نمایش داده و حتی باعث عدم توجه گیرنده به آن شود. همچنین در صورتی که ایمیل شما مربوط به شرکت یا موسسه ای است سعی کنید نام موسسه یا شرکت خود (و یا بخش یا دپارتمان مربوطه) را در بخش نام وارد کنید.
2.انتخاب موضوع درستاولین مواردی که گیرنده ایمیل به آن توجه می کند نام فرستنده یک ایمیل و موضوع (یا عنوان) نامه است. این دو مورد تاثیر زیادی در مطالعه ایمیل شما توسط مخاطب یا عدم توجه به آن دارد. بسیار مهم است که نهایت دقت خود را در انتخاب موضوع ایمیل ( Subject ) به کار ببرید. مهم است که موضوع نامه به طور خلاصه بیانگر محتوای نامه یا درخواست شما باشد. موضوع ایمیل جای سلام و احوال پرسی نیست بنابراین هرگز از عبارتی مانند hi یا salam در موضوع ایمیل خود استفاده نکنید.حتی المکان درخواست خود را بصورت یک خط در موضوع ایمیل نوشته و در متن نامه توضیحات بیشتر را ارائه کنید. بطور مثال اگر قصد کسب اطلاع یا سفارش و خرید محصول یا خدماتی را دارید موضوع ایمیل را مواردی مانند ( Darkhast kharid mahsool Alef ) یا (darkhast ettelat bishtar dar mored mahsool Alef) انتخاب کنید مشاهده می کنید که چنین عنوانی برای گیرنده ایمیل بیشتر معنا داشته و او با نگاهی به فهرست ایمیلهای دریافتی خود متوجه درخواست شما خواهد شد. همچنین
بسیاری از کاربران یک موضوع کلی برای ایمیل خود انتخاب میکنند ( برای مثال darkhat یا moshkel یا sefaresh ) اگرچه این عناوین اشتباه نیستند اما می‌توانید با چند کلمه بیشتر موضوع ایمیل را خواناتر و شانس مطالعه ایمیل خود را افزایش دهید.باید توجه داشته باشید که شرکتها و یا سایتهای مهم هر روز از دهها یا صدها ایمیل مشتریان و کاربرانشان دریافت میکنند و کنارها این ایمیلها تعداد زیادی ایمیل اسپم نیز وجود دارد و قابل تصور است که گیرنده برخی ایمیلها را با این تصور که اهمیت ندارند یا به کار آنها مرتبط نیست مطالعه نکنند بنابراین با انتخاب یک موضوع درست برای ایمیل خود گیرنده را ترغیب به مطالعه نامه خود می‌کنید و البته توجه داشته باشید موضوع بایستی به محتوای نامه شما همخوانی داشته باشد.
3. متن نامه قواعد نوشتن یک نامه الکترونیک تفاوتهایی به نامه های معمول دارد بطور کلی مطالعه متنهای طولانی در صفحه مانیتور سخت تر بوده و همچنین گیرنده ممکن است هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت کند بنابران او وقت و حوصله کمتری برای مطالعه ایمیل دارد بنابراین در مهمترین قدم بایستی متن ایمیل شما حتی المکان خلاصه باشد. در چند کلمه سلام یا عرض ادب کنید و سپس بدون حاشیه پردازی درخواست خود را مطرح کنید. بخصوص در ایمیلهای کاری گیرنده علاقه ای به داستان زندگی یا مشکلات خانوادگی یا کاری شما که ارتباطی با او ندارد نخواهد داشت. آنها همچنین عادت به جملات تشکر آمیز کلیشه ای از محصولات یا خدمات خود دارند بنابراین با ذکر چنین مواردی متن ایمیل را طولانی و حوصله گیرنده را سر نبرید. مطمئن باشید ذکر صریح و خلاصه مشکل یا درخواستتان بهترین کمک به خودتان و به گیرنده ایمیل است. اگر به چند درخواست یا موضوع در متن نامه اشاره کردید آنها را در پارگرافهای کوتاه و با فاصله از یکدیگر بنویسید.همچنین در ایمیلهای کاری لازم است از ادبیات مناسب استفاده کنید متن شما میتواند دوستانه باشد اما زیاد خودمانی نشوید و بخصوص اگر نامه شما اعتراضی است لحن نامه شما همچنان بایستی مودبانه باشد. توجه کنید که گیرنده تنها محتوای نامه شما را خوانده و اگر به نظرش متن نامه توهین آمیز باشد ممکن است توجهی به اعتراض یا درخواست شما نکند.
این روزها اکثر سایتهای معروف ارائه کننده خدمات ایمیل (مانند یاهو یا جی‌میل) و همچنین نرم افزارهای معروف مدیریت ایمیل توانایی نمایش محتوای فارسی را دارند. استفاده از متن فارسی بر نوشتن محتوای فارسی با کلمات انگلیسی ( پینگلیش) ارجحیت دارد. متن فارسی خواناتر بوده و گیرنده ایمیل راحت تر و سریعتر میتواند آنرا مطالعه کند و شما نیز میتوانید توضیحات بیشتر در ایمیل ارائه کنید. استفاده از حروف انگلیسی برای نوشتن متن فارسی بخصوص در متنهای طولانی باعث بی حوصلگی خواننده می شود. با اینحال در ارسال ایمیلهای فارسی گاهی مشکلاتی به دلیل عدم همخوانی کدپیج فرستنده و گیرنده ایمیل و یاعدم پشتیبانی از نمایش متن فارسی در سیستم گیرنده ایجاد میشود و از همین اگر نسبت به توانایی گیرنده نسبت به متن فارسی مطمئن نیستید گاهی پینگلیش راه حل مطمئن تری است و البته اگر از چنین روشی استفاده کردید متن خود را خلاصه تر کرده و در پاراگرافهای کوتاه تر بنویسید.
نکته دیگری که بایستی در نوشتن متن نامه رعایت کنید و متاسفانه عدم رعایت آن اشتباه رایجی است توجه به جزئیات است. به مثال اگر قرار است مشکل سایت خود را به شرکت میزبان سایت مطرح کنید حتما آدرس سایت ، نام کاربری یا کد مشتری خود را قید کنید یا اگر قرار است محصول یا خدماتی از یک شرکت بگیرید دقیقاً به کد محصول یا حتی لینک آن اشاره کنید طبیعی است که گیرنده ایمیل صرفا با دریافت نامه ای که در آن نوشته شده سایت من مشکل پیدا کرده متوجه نام سایت نخواهند شد که مشکل آنرا حل کنند! 4.عدم ارسال مکرر یک ایمیلنمی دانم چرا برخی فکر میکنند که با ارسال چندین باره یا گاهی دهها بار یک ایمیل فکر میکنند که شانس مطالعه ایمیل خود را افزایش یا به درخواست یا نامه اشان سریعتر رسیدگی می شود اما مطمئناً ارسال مکرر یک ایمیل نوعی بد اخلاقی و بی ادبی است. این درست شبیه آن است که در بانک چندین بار جمله خود را برای صندوقدار تکرار کنید. تنها پیام ارسالهای مکرر یک ایمیل در فاصله زمانی اندک برای گیرنده آن است که فرستنده فردی تازه کار، گستاخ یا بی توجه به اصول است.
5.دقت در فایلهای پیوست همراه نامهمواردی پیش می آید که نیاز به ارسال فایل همراه نامه داشته باشید آنچه در این مواقع بایستی مد نظر داشته باشید توانایی دریافت و مشاهده فایل پیوست توسط گیرنده است. شاید شما دسترسی به اینترنت پرسرعت دارید و ارسال یک فایل 10 مگابایتی همراه یک ایمیل برای شما زمان زیادی نخواهد اما دریافت فایلی با این حجم برای کاربری که اینترنت Dailup دارد میتواند وقت گیر باشد همچنین مشاهده برخی فایلها نیازمند نرم افزارهای خاص هستند که ممکن است گیرنده در هنگام دریافت ایمیل آنها را نصب نکرده و امکان مشاهده فایل را نداشته باشد. بنابراین بخصوص در مواردی که از نوع دسترسی کاربر خود به اینترنت اطلاعی ندارید فایلهای پیوست را با حجم های پایین ( زیر یک مگابایت ) ارسال کنید. تصاویر را میتوانید در سایزهای کوجک تر ارسال کنید و همچنین از فرمتهای رایج برای فایلهای پیوست ارسال کنید.